人から頼まれたことを安請け合いしてしまい、悲惨な目にあったことってありません？
「業務が終わらない！」「実際にやってみたら思ってたのと違う！」「問題がたくさん起こり都度都度確認で時間がすごくかかる」というような悩みの対処方法や私の経験を元に「あなたの時間の確保を行うための方法」をお話ししていきます。
豊かな生活にできない
あなたはこんな悩みや失敗ありませんか。
- 人から言われたことをいざやってみたらうまくいかない。
- 新システム導入の話があり、いざ導入になったら大変な目にあった。
- 行き当たりばったりの作業でいつも確認に時間がかかる。
- 新しい運用を決める時、声のでかい人の意見をそのまま聞き入れ業務量が増えた。
NOといえない日本人
これらのリストは社会人特に新人の頃1つは誰しもが通る道です。
私も実際にひどい目にあいました。
「押し付けられる業務」「終わらない仕事」「基本職場の最終退出者」体調を崩すことも多かったです。
典型的な「NOといえない日本人」になっていたんですね。
今は大変でも時間とともに業務をこなせるようになり、定時時間内に終わるそんなように考えていました。
実際、仕事が早くこなせるようになったら「終わらない人の分もやって」となり結局は業務量は増えるばかりで一向に自分は定時に帰れませんでした。
周りの行動と比較してみよう
「定時に帰れている人」と「定時に帰れない人」は何が違うのか？徹底的に観察しました。
比較の結果「人に作業を頼む人」「面倒くさい人」「仕事で失敗をよくする人」の３グループがほとんど残業をせずに帰宅できていました。
この3グループのうち「人に作業を頼む人」と「面倒くさい人」に着目をしてそれぞれ行動を「分解」「分析」をしました。
「分解」については下の「あわせて読みたい」の記事で紹介しているので見てみてください。
人に作業は頼みにくい
人に頼む作業って新人のうちはどうしても難しいですよね。
周りが助けてくれるようないい職場環境だったらそれは恵まれているだけです。
大多数の職場では「声を上げないと無視される」というのが現状です。
理論の中に感情を乗せよう
人は「頭で納得して感情で動く」生き物です。
そのため、人に納得しもらうためには理論を組み立てて説明をしなければなりません。
今回の目的は「残業を減らす」ためにはという目的の元になぜなぜ分析していくと、
- なぜ→「内容は簡単だが業務量が多すぎる」
- なぜ→「（新しことを覚える）時間がない」
- なぜ→「スキルアップが図れない」
- なぜ→「スキルアップをして「簡単だけど量の多い業務」から抜けられない」
というように多岐にわたる分岐を繰り返します。
今回は色々省略していますが、「理論的な項目」には人それぞれ思いがあると思います。
なぜなぜ分析のそれぞれにどのように思ったか等「感情」を乗せていくのが効果的です。
感情的な項目がいまいちしっくりこない場合、あえて「感情的になるなら」と分解してもいいかもしれません。
その時どのように感じたのか「悲しい」「つらい」「苦しい」などあなたの一番伝えたい感情にフォーカスして先ほどの分解から見つけてみてください。
理論的な項目に説得力を増すには「数字」を使わなければなりません。
例えば1回の作業当たりの稼働時間を測り、何回分あるから全部でこれだけの時間がかかる等です。
分解した中から説得力が薄いと感じたらさらに分解を繰り返すことをお勧めします。
感情が動く説明の組み立てができたら「理論」部分の説明、「感情」部分の説明をそれぞれ伝えてみてください。
必ず説得材料が見つかるはずです。
ここまで資料を持って仕事を頼めば嫌だなんていう人はほぼいないでしょう。
あなたの将来残業時間を減らすためここはひと踏ん張りどころです。
面倒くさい人になろう
ここでいう「面倒くさい人」とは「なんでも嫌」」とい言う人などとは違います。
何に関しても「なぜ」を突き付け相手に質問する人です。
想像もしてみてください。
逆に自分が仕事を投げたことも「なぜ」となんでも聞いてきたら頼むよりも自分でやった方が早いからあまり頼まないとなりますよね。
もちろん本当に必要なことは必要最低限の「なぜ」で済ませます。
ただの雑務に分類されることは深く分解してすべてを伝えてみましょう。
自分の行動を想像してみよう
「なぜ」が思い浮かばない場合、参考になる方法があります。
例を2つ挙げるので読んでみてください。
「新システムが導入されそう」という情報が流れた場合、事前に説明はありますよね。
その時に実際に自分の今の作業から新システムに置き換わった場合の作業を想像してみましょう。
想像してみると「不明点（実際に使うときに引っかかりそうなところ等）」や「なぜ必要なのか」という疑問点がいくらでも出てきます。
実際に試してみると今まで気が付かなかったことや行き当たりばったりだったことの事前解消に繋がり、結果的に作業効率向上になります。
この想像を怠ると行き当たりばったりで作業を行うことになり、実際に導入されてから作業効率が極端に落ちる確率は非常に高いです。
単純作業を「いいからこれやって」と言われたとしますよね。
実際に作業開始から完了までの想像をすると「これって私がやる必要ある？」「急ぎでもないのになぜ私に頼んだの？」と疑問がいくらでも生まれます。
最初は理由を取り繕って返答してくるかもしれませんが、何度も繰り返しているうちに相手も徐々に頼まなくなってきます。
なぜなら相手は楽をしたいから頼んだのに頭を使わされ楽ができないからです。
この楽をさせないというのが将来への投資となり、自分が結果として楽になっていきます。
伝え方の大切さ
相手に質問をするときも「なぜ」の伝え方を考えなければなりません。
相手がムっとするような伝え方では今後の人間関係にもよくないので「やわらく、ソフトに」を心掛け、
丁寧に行いましょう。
人間関係があっての仕事です。
- 好きなことや必要な仕事であれば自分でできるだけ調べ、本当にわからない時だけ聞く
- 単純でいらないことは「なぜ」を繰り返し頼ませない
ここは意識をしていきましょう。
まとめ
ここまで読んだあなたはもう将来への投資をするだけです。
分析や分解、自分の姿の想像は確かに時間がかかります。
でもそれは将来への時間の確保のための投資となり、
必ず報われる日が来るので1つ1つ確実に詰めていきましょう。
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